Consulta-nos o Setor
de Contabilidade da empresa, na pessoa de sua zelosa contadora, sobre a
contabilização da folha de pagamento da companhia. Mais especificamente
questiona se os pagamentos laborais precisam ser contabilizados de modo
individual, ou seja, lançados os proventos e os descontos por empregado, ou
pode ser pelos seus totais.
Fundamenta sua dúvida
no art. 32, II, da Lei 3.212/1991, cuja redação se transcreve:
Art. 32. A empresa é
também obrigada a:
I - preparar folhas-de-pagamento das remunerações pagas ou creditadas a
todos os segurados a seu serviço, de acordo com os padrões e normas
estabelecidos pelo órgão competente da Seguridade Social;
II - lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de
forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante
das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;
(...)
Sendo essa, sucintamente, a questão, passamos a analisá-la.
Entendemos que a obrigação que recai sobre o contribuinte de lançar os
fatos geradores de todas as contribuições de forma discriminada em títulos
(rubricas) próprias tem a finalidade de permitir que o auditor da RFB realize
com mais precisão e rapidez seu mister fiscalizatório.
Quer dizer, ao fazer sua contabilidade a empresa não pode, por exemplo,
lançar na mesma conta os pagamentos por serviços prestados feitos a pessoas
jurídicas e os feitos a pessoas físicas, posto que estes geram contribuição
previdenciária e aqueles não.
Como também implica em infração o lançamento feito sem individualizar
por estabelecimento da empresa, por obra de construção civil e por tomador de
serviço.
A determinação do inciso II não é um complemento do inciso I, portanto
não se trata de determinação específica relacionada à folha de pagamento, e sim
a todos os pagamentos feitos pela empresa, a qualquer título, e que gerem
contribuição previdenciária, os quais não devem ser nas mesmas contas de outros
pagamentos, que não gerem contribuição.
À guiza de exemplo, a criação de uma rubrica denominada Pagamento a
Sócios para receber os lançamentos relativos aos prolabores e à distribuição de
lucros aos sócios, seria mais uma situação de descumprimento da norma, posto
que dessa maneira não se discriminam nem se individualizam os fatos geradores
da contribuição.
A existência de uma conta genérica denominada - também a título de
exemplo - Prêmios, Auxílios e Indenizações, para receber esses diversos
tipos de desembolsos, implica igualmente em infração, posto que o correto é
contabilizar os valores das rubricas em contas distintas com títulos próprios.
Cumpre destacar acórdão esclarecedor do CARF que está assim ementado:
OBRIGAÇÃO ACESSÓRIA –
DESCUMPRIMENTO – MULTA. Consiste em descumprimento de obrigação acessória,
sujeito à multa, a empresa deixar de lançar mensalmente em títulos próprios de
sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições,
o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais
recolhidos. Considera-se cumprida a obrigação se o contribuinte efetua
contabilização em contas individualizadas por estabelecimento da empresa, por
obra de construção civil e por tomador de serviços.[i]
Ao especificar as situações em que a obrigação é dada como adimplida, e
não constar entre essas situações a individualização por empregado, o julgado
deixa claro, a nosso ver, que a contabilização por empregado não é uma
exigência dessa norma.
Em arremate, somos de opinião que não existe norma obrigando a empresa a
contabilizar a folha de pagamento fazendo lançamentos individuais por
empregado, uma vez que não é essa a exigência que se infere do inciso II do
art. 32 da Lei 8212/1991.
[i] Recurso Voluntário – Acórdão nº 2402-001.388 – Sessão 02/12/2010 -
Processo 35569.003579/2006-15 -
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