Contabilização de recibo como despesa dedutível

Com relativa frequência os profissionais da contabilidade são confrontados com despesas cuja comprovação de pagamento é feita apenas com recibo, ou seja, sem a correspondente nota fiscal da prestação do serviço.

Surge a dúvida - bastante razoável, dada a importância que se atribui à nota fiscal como comprovante da realização do negócio -, se o recibo pode ser contabilizado como despesa dedutível na apuração do lucro real, ou se deverá ser adicionado no momento da apuração. Outros há que se recusam mesmo a contabilizar o recibo, alegando que se trata de documento não-fiscal.

No caso em testilha a questão tem um plus, que é tratar-se de pagamento relativo à inserção de anúncios publicitários em revista, programação de TV e internet, que a empresa recebedora conceitua como obrigação de dar e não de fazer, não caracterizando, em seu entendimento, prestação de serviço, não estando, portanto, obrigada à emissão de notas fiscal.

Apresentada nestes termos a questão, segue nosso posicionamento.

A atividade de veiculação de propaganda comercial e publicidade enquadra-se nos serviços de veiculação e divulgação de textos, desenhos e outros materiais de propaganda e publicidade por qualquer meio, cuja incidência de ISSQN era prevista na Lei Complementar nº 116/2003, enquadrando-se no item 17.07 da lista, item este que restou excluído em virtude de veto presidencial.

Dessa forma, tais serviços estão fora do alcance da incidência do ISSQN.

Dito isso, constata-se que a empresa prestadora desse tipo de “serviço” não está obrigada a recolher o ISSQN em relação à atividade mencionada acima, bem como não pode documentar tal atividade através da emissão de nota fiscal de serviço, uma vez que as disposição constantes do Regulamento do Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza[1] aplicam-se exclusivamente às atividades que constam da lista de serviços.

Resta saber se a empresa pagadora pode contabilizar o recibo que comprova o pagamento efetuado e deduzir essa despesa na apuração do lucro real.

Na realidade, o Fisco Federal não exige que as comprovações das operações (ou despesas) da pessoa jurídica sejam feitas por um ou outro documento específico. O que existe são requisitos mínimos a serem verificados para se ter certeza que determinado documento (seja nota fiscal, fatura ou mesmo recibo) pode comprovar a operação, .

No fim das contas, o que importa ao Fisco, mais do que a obrigação acessória de emissão de nota fiscal, é constatar que a prestação de serviço e o pagamento de fato ocorreram.

Assim, no caso dos dispêndios com a prestação de serviços de terceiros recomenda-se à empresa tomadora do serviço que as despesas embasadas em recibos sejam corroboradas por outros documentos, como contratos, comprovantes de depósito em conta, transferência bancária, cópia de cheque, boleto autenticado e outros documentos hábeis e idôneos.[2]

É fundamental, para que o recibo seja aceito como comprovante da despesa, que ele contenha, no mínimo:

a)    a identificação do comprador, com a indicação do CNPJ;

b)   a descrição dos bens ou serviços objeto da operação, ainda que resumida ou por códigos; e

c)    a data e o valor da operação.

Se a legislação estadual ou municipal não estabelece a obrigatoriedade de emissão de nota fiscal, a pessoa jurídica deverá obter um documento hábil, que poderá ser um recibo que contemple os requisitos acima, o qual respaldará o registro contábil.

É o que se depreende das soluções de consulta transcritas abaixo:

MINISTÉRIO DA FAZENDA

SECRETARIA DA RECEITA FEDERAL

SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 67 de 18 de Marco de 2009

ASSUNTO: Imposto sobre a Renda de Pessoa Jurídica - IRPJ
EMENTA: A comprovação das despesas realizadas com empresas dispensadas de emissão de nota fiscal pela Legislação Municipal e Estadual, poderá ser feita mediante recibo ou outro documento equivalente, desde que seja de indiscutível idoneidade e contenha elementos suficientes para a identificação da operação a que se refere.

MINISTÉRIO DA FAZENDA
SECRETARIA DA RECEITA FEDERAL
SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 208 de 04 de Setembro de 2006

ASSUNTO: Imposto sobre a Renda de Pessoa Jurídica - IRPJ
EMENTA: IRPJ. OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS. EMPRESAS DESOBRIGADAS DA EMISSÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS PELAS LEGISLAÇÕES DO ISSQN, do ICMS, do IPI e do ECF. DOCUMENTOS ACEIT OS. Recibos ou cupons fiscais são documentos aceitos pela legislação do Imposto de Renda para comprovar as operações de empresas que estejam desobrigadas de emitir notas ou cupons fiscais pelas legislações do ISSQN, do ICMS, do IPI e do ECF. É necessário que os recibos e cupons fiscais gozem de indiscutível idoneidade e contenham os elementos definidores das operações a que se refiram.

MINISTÉRIO DA FAZENDA

SECRETARIA DA RECEITA FEDERAL

SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 24 de 28 de Fevereiro de 2005

ASSUNTO: Imposto sobre a Renda de Pessoa Jurídica - IRPJ

EMENTA: COMPROVAÇÃO DE RECEITAS. DOCUMENTO FISCAL. Para fins de comprovação das receitas auferidas, no âmbito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, a pessoa jurídica prestadora de serviços que não esteja obrigada ao uso do equipamento Emissor de Cupom Fiscal – ECF e tenha sido dispensada da emissão de Nota Fiscal pelo Fisco Municipal, poderá utilizar recibo ou outro documento equivalente, desde que eles contenham os elementos definidores das operações a que se refiram.

Fortes nestes argumentos e evidências, concluímos que, de fato, existem certas atividades que não estão enquadradas como prestação de serviços, razão porque os empreendedores que exercem tais atividades não estão obrigados a emitir nota fiscal para sua comprovação. .

Concluímos, outrossim, que o recibo emitido pela organização desobrigada de nota fiscal, pode ser contabilizado como despesa dedutível, mas que deve a empresa que o contabiliza dispor, para apresentação ao Fisco, de outros documentos capazes de corroborar a operação que o recibo identifica, tais como contrato, depósito, transferência, cheque, etc.

S.M.J., é a nossa opinião.

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[1] No caso em questão analisou o regulamento do município de Novo Hamburgo, RS

[2] Código Civil. Art. 320. A quitação, que sempre poderá ser dada por instrumento particular, designará o valor e a espécie da dívida quitada, o nome do devedor, ou quem por este pagou, o tempo e o lugar do pagamento, com a assinatura do credor, ou do seu representante.